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放哪裡：PARA、Johnny.Decimal，與到底要不要分資料夾

2026年10月22日1 分鐘
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TL;DR自己建的檔案，研究一再發現人主要靠點資料夾找回，搜尋工具變好也沒改變；標籤用的人很少，用了也多半只貼一個。所以筆記值得分類，但每則有一個主要的家就好，結構別太深、資料夾別太滿。PARA 依「離手上的事多近」分四類，Johnny.Decimal 每層最多十個、用編號固定位置；兩者的數字都是作者的經驗，不是實驗結果。
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系列: 知識庫怎麼建 (2 / 20)
收什麼：收集不等於知識庫怎麼連：Zettelkasten、Evergreen notes 與 MOC

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筆記越存越多，遲早會遇到這個問題：要不要建資料夾？一派說分類是浪費時間，反正搜尋什麼都找得到；另一派說沒有分類的東西等於沒存。兩派都拿得出研究，因為研究看的東西不一樣。

研究之外，最常被推薦的兩套分法是 PARA 和 Johnny.Decimal。PARA 是 Tiago Forte 提出的，依「這東西離你手上的事多近」分成專案、領域、資源、封存四類；Johnny.Decimal 是 Johnny Noble 提出的，每層最多十個，每個東西都有一個像 15.52 這樣的固定編號。

這篇是「知識庫怎麼建」個人段的第二篇。order 1 談什麼值得收，這篇談收進來之後放哪裡。讀完你能判斷自己的資料該用資料夾、編號，還是靠搜尋，也知道現有的資料夾該不該重分、怎麼重分。

研究怎麼說：檔案和 email 結論相反

自己的檔案，多數人靠點資料夾找。 以色列 Bar-Ilan 大學的 Ofer Bergman 和合作者研究這件事很多年。2010 年那篇請 296 個人在自己的電腦上找回最近用過的檔案，94% 找到，成功的平均只花約 15 秒（Bergman et al. 2010）。2008 年的研究問了七百多位 Windows 和 Mac 使用者，依他們自己的估計，點資料夾佔了一半以上的找回，搜尋最多只佔一成五（Bergman et al. 2008）。

搜尋工具變好，也沒有改變多少。同一篇研究追蹤裝了 Google Desktop 的 Windows 使用者：剛裝的頭幾週搜尋變多，七個月後整體又降回接近原本的水準，那時已經有超過三分之一的人把它移除了。作者的解釋是，人只在忘了東西放在哪時才搜尋，而這種情況最多約佔四分之一。

少數人確實主要靠搜尋。Bergman 和 Dvir 2024 年估計約 8% 的人是「超級搜尋者」，但他們搜尋不是因為搜尋比較好用，而是資料夾比較亂、點資料夾常常找不到（Bergman & Dvir 2024）。作者認為這群人是例外，而他們的理由反而強化了規則。

email 剛好相反。 order 0 提過，IBM 研究院的 Whittaker 等人發現勤於歸檔 email 的人沒有比較找得到信。他們的資料裡，找信動作有六成是直接捲動收件匣，點資料夾只佔一成多（Whittaker et al. 2011）。Bergman 和 Dvir 的受試者也一樣：自己估計找 email 有四成多靠搜尋，找檔案不到一成。

差別在哪？檔案是你自己建、自己命名、自己放的；email 是別人寄來的，量大，你沒有參與命名。筆記比較像檔案：你寫的、你放的，你多半記得放在哪。2025 年一項訪談 7 位用 Obsidian 的研究者的研究也看到，他們日常主要靠資料夾、標籤和搜尋（Ferreira et al. 2025）。所以我認為 email 的結論不能直接搬到筆記上，但筆記軟體本身還沒有同樣規模的研究。

資料夾要多淺、多滿

Bergman 2010 的資料也說明了資料夾該長什麼樣子。受試者要找的檔案，平均在 2.86 層深的地方。實際的找檔時間，放在桌面的最快，約 6 秒；第一層約 12 秒；2 到 6 層之間差不多，大約 16 到 19 秒；到了 7 層以上，才明顯變慢到 25 秒左右。

資料夾裡東西越多也越慢。作者用回歸算出，多一層的代價大約等於資料夾裡多 21 個項目（檔案加子資料夾），於是提出一個經驗法則：一個資料夾超過約 21 項，就值得再開一層。這是從係數推出來的建議，不是實驗比出來的最佳值。受試者的資料夾平均約 22 項，但中位數只有 15 項：一半的資料夾不到 15 項，平均是被少數很大的資料夾拉高的。所以要注意的，是那幾個特別滿的資料夾。

所以實際做法是：

  • 別讓結構深到七層以上。 兩三層、四五層差別不大，真正變慢的是很深的樹。
  • 一個資料夾放到二十幾項，就考慮拆。 找不到或要繞路的那些次，經過的資料夾平均也比較大。
  • 搜尋當備援。 忘了放哪時再搜。PARA 的作者 Forte 也這樣說：搜尋永遠是找回放錯東西的後備工具（Forte 2017, Part 2）。

標籤，以及沒有資料夾的工具

既然一則筆記可能同時屬於兩個主題，為什麼不用標籤？研究的答案是：大家都覺得標籤是好主意，但實際上很少用。Bergman 團隊 2013 年的一篇論文裡有兩項研究，一項在 Gmail、一項在 Windows 7，受試者都同時可以用資料夾和標籤。同一團隊的另一篇論文整理了結果：Gmail 裡只有約三分之一的已分類信件用標籤式，而且用標籤的人九成多的信只貼一個標籤；Windows 7 那組在可以自由選擇的五週裡，23 人中只有 6 人貼過標籤。同一篇論文問了 168 位學生，77% 覺得多重分類是好主意（Bergman et al. 2013）。作者的解釋是，「這則在 X 資料夾」比「這則可以用 X、Y、Z 標籤找到」好記。

用標籤找，結果則有好有壞。Bergman 團隊在 Windows 7 那項研究裡做了控制好的找檔任務：受試者剛被要求用標籤兩週後，用標籤找顯著比較慢，找不到的次數也比較多，但後者只接近顯著（Bergman et al. 2013, JASIST）。Civan 等人 2008 年讓 10 個人分別用資料夾和標籤整理文章五天，之後找回的速度則沒有差別（Civan et al. 2008）。差別在取捨：選一個資料夾比選幾個標籤費心；但標籤彼此重疊，忘了放哪時沒辦法一個一個翻完。作者的結論是兩者都要一點。

Notion 這類工具沒有傳統的資料夾。依 Notion 說明中心的說法（2026 年 10 月），它用頁面裡放頁面取代資料夾，再用資料庫的屬性和不同的檢視方式，讓同一則頁面出現在好幾種分類裡（Notion Help）。Obsidian 則同時有資料夾、標籤和連結。

不管哪種工具，可以這樣用：每則筆記有一個主要的家，可能是資料夾，也可能是 Notion 的父頁面；標籤只用來標跨主題的狀態，例如「待讀」「進行中」，而不是拿來取代分類。至於「一則筆記同時跟兩個主題有關」這件事，比較好的解法是連結，這是 order 3 的主題。

PARA：依可行動性分四類

PARA 反對學校式的主題分類，例如「行銷」「心理學」「點子」。Forte 主張依可行動性分類，也就是這東西和你現在要完成的事多近。2017 年原版的定義最精確（Forte 2017）：

類別定義例子
Projects 專案有目標、有期限的一串任務四月去日本攀岩、改版官網
Areas 領域要長期維持某個標準的責任範圍健康、財務、團隊招募
Resources 資源持續感興趣的主題攀岩技術、咖啡、日文
Archives 封存前三類裡已經不活躍的東西去年的專案、離職前負責的領域

最容易搞混的是 Area 和 Resource。Forte 的分法是看「負責」還是「只是有興趣」：你要負責的放 Area，只是有興趣的放 Resource（Forte 2017, Part 2）。

PARA 不是建好四個資料夾就結束。Forte 說它是動態的系統，東西會在四類之間流動，最常見的是專案結束後移進封存。他也不建議排固定時間重整整個結構，而是「隨機會而做」：已經在翻某個專案的筆記時，順手把放錯的移走。這和 order 1 說的每週清收件匣不衝突：清收件匣是把新東西歸位，Forte 反對的是排時間重整舊的結構。

例子：「四月日本攀岩」的一生。 出發前，它是一個 Project，裡面放機票、岩場資訊、裝備清單。回來之後，先花十分鐘把以後還會用到的東西挑出來，例如「小川山的岩場筆記」移到 Resources 的「攀岩」底下，「出國裝備清單」移到 Areas 的「旅行」。剩下的整個資料夾移進 Archives。

Johnny.Decimal：每層最多十個，用編號固定位置

Johnny.Decimal 的結構只有三層：

  • Area：最多 10 個，編號 10-19、20-29⋯⋯
  • Category：每個 area 最多 10 個，例如 15 旅行。
  • ID：每個 category 最多 100 個，格式固定是兩位數、小數點、兩位數，例如 15.52 四月日本攀岩。

東西只放在 ID 裡，area 和 category 只是架子。作者說「每層不超過十個」是這套方法的核心，理由有三個：每層選項少，找的時候不會看錯地方；新增一個 category 應該要想一下，作者的說法是「Creating a new category should be something that takes time.」；數字不會像字母排序那樣因為新增資料夾而跑位，久了就記得住位置。

另一個常被忽略的重點是索引。作者說：「The index is your Johnny.Decimal system.」東西散在檔案、email、雲端、筆記軟體，但用同一個 ID，再用一份索引記錄每個 ID 在哪。所以一個 category 可以放到近百個 ID 而不必拆（.00 到 .09 保留給收件匣、索引這類系統用途，一般內容從 .11 開始）：你是靠編號和索引找，不是一個一個點開瀏覽。如果你習慣瀏覽而不是查索引，上面「二十幾項就拆」的建議一樣適用。

作者也承認有些情況塞不進去：學生或老師的課程、學期超過十個，接案者的客戶和案子一多，十個的限制就不夠用。

同一批檔案，兩種樹

假設你有這些東西：order 1 說的收件匣、日本攀岩行程、出國裝備清單、年度健檢報告、報稅資料、攀岩技術筆記、咖啡沖煮筆記、去年的官網改版專案。

PARA                              Johnny.Decimal
├── 0 收件匣                       00-09 系統
├── 1 Projects                    │   └── 00 系統
│   └── 四月日本攀岩               │       └── 00.01 收件匣
├── 2 Areas                       10-19 生活
│   ├── 健康（健檢報告）           │   ├── 11 健康
│   ├── 財務（報稅）               │   │   └── 11.11 年度健檢
│   └── 旅行（出國裝備清單）       │   ├── 12 財務
├── 3 Resources                   │   │   └── 12.11 報稅 2026
│   ├── 攀岩技術                  │   └── 15 旅行
│   └── 咖啡沖煮                  │       ├── 15.11 出國裝備清單
└── 4 Archives                    │       └── 15.52 四月日本攀岩
    └── 官網改版 2025             20-29 興趣
                                  │   ├── 21 攀岩
                                  │   │   └── 21.11 攀岩技術
                                  │   └── 22 咖啡
                                  │       └── 22.11 沖煮筆記
                                  30-39 工作
                                      └── 31 專案
                                          └── 31.14 官網改版 2025

PARA 依「現在和你多近」分，日本攀岩結束後會整個搬家；Johnny.Decimal 依「是什麼」分，日本攀岩永遠在 15.52，結束了也不動，只是不再打開。PARA 適合專案來來去去、想讓手上的事一眼看到的人；Johnny.Decimal 適合東西種類穩定、希望位置永遠不變的人。兩者都只有三、四層。

怎麼選

你的情況建議
筆記很少，或幾乎都靠搜尋也找得到先不分類，收件匣加搜尋就好
手上的專案一直在換PARA
東西種類穩定，想要固定位置、跨工具共用同一個編號Johnny.Decimal
用 Notion父頁面當主要的家，資料庫的屬性當標籤，兩套方法都能套
已經有一棵很深、很亂的樹見下面「今晚可以做的事」的 B

兩位作者的數字都沒有引用研究。Forte 說 PARA 的層級不要超過四層，自己也承認「不管這是不是真正的極限，它是個有用的限制」（Forte 2017）；Johnny.Decimal 每層十個的理由也是設計上的考量。研究能支持的只有方向：別太深，別太滿。

研究的限制

Bergman 團隊的研究看的是電腦檔案，多半是 2000 年代後期收集的 Windows 和 Mac 資料，受試者有大學生和職員，也有年長的 Mac 使用者社團成員，而且只測最近用過的檔案，很久沒開的舊檔沒測。個人差異的研究則發現，人格和空間能力幾乎預測不了一個人怎麼整理檔案，作業系統的影響反而比較大（Dinneen & Frissen 2020）。筆記軟體裡的資料夾、標籤和連結，目前沒有同樣規模的研究。

今晚可以做的事

如果筆記還很少，只建一個收件匣就好，等東西多了再分類。已經有一棵樹的，先看你屬於哪一種：

A. 樹還不亂，想用 PARA。 直接照新規則調整：

  1. 建一個收件匣和一個「專案」資料夾，手上有期限的事各開一個子資料夾。
  2. 找出超過二十幾項的資料夾，拆成兩三個子資料夾，或把不再用的移進封存。
  3. 結構深到七層以上的，把中間沒在用的層級合併掉。

A′. 樹還不亂，想用 Johnny.Decimal。

  1. 先寫下不超過十個 area，每個 area 底下不超過十個 category。
  2. 開一份索引筆記，每建一個 ID 就先在索引記一行。
  3. 現有資料夾一個一個改名成 ID，用到時再改，不必一次全改。

B. 樹已經很深、很亂，不管選哪套。 不要一次重整。Forte 的建議是：

  1. 把現有的東西整包移進一個標了今天日期的封存資料夾。
  2. 從今天起，新東西照新規則放。
  3. 舊的東西用到時，再搬到新位置。

自我檢查

問：「Python」這個資料夾，在 PARA 裡該放 Area 還是 Resource？

判準： 看你對它有沒有要維持的標準。如果你是工程師，團隊的 Python 程式碼規範、版本升級、你負責的套件都要持續維護，它是 Area。如果你只是有興趣、偶爾讀讀文章，它是 Resource。同一個主題，對不同人可以落在不同類，這正是 PARA 依可行動性而不是依主題分類的意思。

那「小川山的岩場筆記」呢？它既是攀岩技術（Resource），也和明年的旅行計畫（Project）有關。資料夾只能讓它住一個地方，這時就需要下一篇談的連結。

參考資料

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